研院发〔2023〕43号

根据《哈尔滨工业大学资助研究生出国交流管理办法（研院发[2019]55号）》（附件1）的有关规定，现将2023年申请国际会议资助（第四批）相关事宜通知如下：

一、资助范围

此次申请对象为参加2023年10月-2024年2月期间在国外（不含港澳台地区）召开的国际会议的研究生，线下、线上参会均可，鼓励线下参会。

二、资助要求及条件

1.申请人应为我校全日制在读研究生（定向生、留学生及处于休学状态的非定向生不在资助范围）。其中，申请人系在读硕士研究生的，应已获得我校申请-考核读博或硕博连读资格。

2.申请人参加的国际会议必须是国际权威学术组织召开的高水平序列学术会议。各学院、学部应对申请人计划参加的国际会议水平进行认真审核。

3.邀请函或会议通知中需注明申请人的参会方式，应体现会议时间、会议地点、线上/线下参会、口头报告/张贴论文等信息。

4.论文全文或大摘要被会议录用，且为论文第一作者，导师应为论文作者之一；或为论文第二作者，导师/副导师应为论文第一作者。论文第一作者及通讯作者的署名单位均应为哈尔滨工业大学。

5.申请人必须在参会前提交资助申请；研究生院不接受学生参会回国后补交资助申请。会议召开时，申请人尚未毕业离校。

6.每位研究生在读期间只资助一次。

7.每年最多资助每位博士生导师的2名博士生参加国际会议。

8.获得国家公派留学及学校世界顶尖大学战略合作计划项目资助、正在外访学的研究生也可提交申请，只资助注册费。

9.与优秀博士生国际交流计划、优秀工程硕博士国际交流计划不重复资助。

三、资助方式、内容及标准

资助方式为学校和导师共同资助，具体如下：

1.线下参会：学校资助交通费（含机票、火车票、城际间大巴费）、保险费（仅限交通意外险）、会议注册费、签证费、住宿费，并设最高限额；未超限额者实报实销，超过限额者按最高限额执行，超额部分由导师资助。资助标准为欧美地区（含大洋洲）1.2万元人民币，亚洲地区0.6万元人民币。

拟参加高水平国际会议的理学、管理学、社会学等基础学科的博士生，如其导师确属科研经费严重不足，可以向研究生院申请提高资助额度，资助标准以研究生院最终公示的额度为准。

2.线上参会：学校资助会议注册费，并设最高限额；未超限额者实报实销，超过限额者按最高限额执行，超额部分由导师资助。资助标准为0.5万元人民币。

四、申请材料要求

（一）申请人系在读博士生的

1.参会邀请信（电子版）

若尚未获得参会邀请信，可先提交论文录用通知或参会/论文录用邮件截图，并于获得正式邀请信后补交，电子版发至邮箱：hitgs_csc@hit.edu.cn，邮件名称为“补交国际会议邀请信-学号-姓名”。

2.论文全文或摘要（电子版）

若提交的是摘要而非论文全文，需在参会后、报销前提交参会总结的同时补交电子版论文全文，否则将影响办理报销审核手续。

（二）申请人系在读硕士生的

申请材料仅需提交电子版：

1.哈尔滨工业大学研究生国际学术交流基金申请表（电子版，附件2）

申请表需申请人本人签字，导师签字，所在学院、学部填写推荐意见、签字，加盖单位公章。可以使用电子签名。

2.参会邀请信（电子版）

若尚未获得参会邀请信，可先提交论文录用通知或参会/论文录用邮件截图，并于获得正式邀请信后补交，电子版发至邮箱：hitgs_csc@hit.edu.cn，邮件名称为“补交国际会议邀请信-学号-姓名”。

3.论文全文或摘要（电子版）

若提交的是摘要而非论文全文，需在参会后、报销前提交参会总结的同时补交论文全文，否则将影响办理报销审核手续。

4.哈尔滨工业大学研究生申请国际会议资助汇总表（电子版，附件3）

汇总表文件格式为“.xlsx”，无需签字盖章。

五、时间安排

（一）学生提交申请：10月8日- 12月30日，可随时提交。

1.申请人系在读博士生的：登录研究生教育管理系统提交出国参加国际会议资助申请，申请材料以压缩包的形式上传，压缩包命名方式为“学号-姓名”，不需提交纸版申请材料。

2.申请人系在读硕士研究生的：将电子版申请材料以压缩包的形式发至邮箱hitgs_csc@hit.edu.cn，压缩包及邮件命名方式为“国际会议资助-学号-姓名”。

（二）学院、学部审核：学生提交申请后3个工作日内，如遇假期可适当延长。各学院（部）教学秘书、主管领导登录研究生教育管理系统审批学生申请。

（三）研究生院审核：学院、学部审核通过后3个工作日内，如遇假期将适当延长。

（四）学生领取资助证明：研究生院审核通过后第二个工作日开始，可至师生服务中心研究生院窗口领取，以便办理签证手续。

六、注意事项

1.获得资助的学生参会后需在规定时间内登录研究生教育管理系统提交报销审核申请，审核通过后至到师生服务中心研究生院窗口、计财处办理后续手续。

2.未在研究生院办理报销审核，而是由导师、所在课题组等经费先行报销的，研究生院不为其办理调账手续。

 

联系人：刘杨老师（格物楼717室）

电  话：86403286

Email: yliu423@hit.edu.cn

 

 

附件：

1.哈尔滨工业大学资助研究生出国交流管理办法

2.哈尔滨工业大学研究生国际学术交流基金申请表（仅限在读硕士生填写）

3.哈尔滨工业大学研究生申请国际会议资助汇总表（仅限在读硕士生填写）

 

 

 

                              哈尔滨工业大学研究生院

                                 2023年10月8日