研院发[2018]33号
根据《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金章程（试行）》（研院发[2014]44号）（附件1）的有关规定，现将2018年申请国际会议资助（第三批）的相关事宜通知如下：
一、资助范围
此次申请对象是出国（港澳台除外）参加2018年7月1日-10月31日期间召开的国际会议的博士研究生。
二、资助要求及条件
1.申请人应为我校全日制在读博士研究生（定向生、留学生及处于休学状态的非定向生不在资助范围）。
2.申请人参加的国际会议必须是国际权威学术组织召开的高水平序列学术会议。
3.邀请函或会议通知中需注明申请人的参会方式，口头报告（Oral Presentation）、张贴论文（Poster）均可。
4.论文全文或大摘要被会议录用，且为论文第一作者，导师应为论文作者之一；或为论文第二作者，导师/副导师应为论文第一作者。论文第一作者及通讯作者的署名单位均应为哈尔滨工业大学。
5.召开会议时，申请人尚未毕业离校。
6.每位博士生在读期间只资助一次。
7.每年最多资助每位博士生导师的2名博士生参加国际会议。
8.系国家公派联合培养博士留学及学校资助博士生短期访学期间参加国际会议的，只资助注册费，国际路费自理或与导师协商。
三、资助方式、内容及标准
1.资助方式及内容
资助方式为学校和导师共同资助，具体如下：
学校资助国际路费和注册费，并设最高限额，未超限额者实报实销；超过限额者，按最高限额执行，超额部分由导师资助。
2.资助标准
A类-欧美地区（包括大洋洲）：10000元人民币
B类-亚洲地区：5000元人民币
3.拟参加高水平国际会议的理学、管理学、社会学等基础学科的博士生，如其导师确属科研经费严重不足，可以由导师向学校提出申请，经研究生院审批通过后，提高学校资助额度。
四、需提交的材料
1.《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金申请表/预申请表》（附件2、3）
仅理学、管理学、社会学等基础类学科申请提高资助额度的学生提交《预申请表》，其他学科学生提交《申请表》。
2.邀请函
3.论文全文或大摘要
4.《国际会议资助证明》（附件4）
申请人可根据签证要求自愿办理《国际会议资助证明》。
5.《哈尔滨工业大学国际会议资助申请汇总表》（附件5）
申请材料1及申请材料4第一页需提交纸版一式一份；申请材料2、3、5及申请材料4第二页电子版需发至所在院系教学秘书老师邮箱（附件6）。
五、时间安排
1.学生向所在院（系）提交材料：6月7日下班前，申请人将申请材料交至所在院（系）研究生教学秘书老师办公室（附件6）。
2.各院（系）向研究生院提交材料：6月8日下班前，各院（系）向研究生院提交《汇总表》（附件5）及申请人材料。
其中，《汇总表》需提交纸版一份（不需排序），主管领导签字并加盖院系公章，电子版发至邮箱：yliu423@hit.edu.cn。
六、注意事项
1.未能在本通知要求的时间内申请国际会议资助的同学，也可在会议召开前向所在院（系）及研究生院办理补申请手续，具体可咨询研究生院相关负责人。
2.如果申请人提交的申请材料为大摘要而非论文全文，需在参会回国后、报销前向研究生院补交论文全文，否则将不予办理报销手续。
3.获得资助学生参会回国后需在规定时间内到师生服务中心研究生院窗口办理报销审核手续。未在研究生院办理报销审核、而是由导师、所在课题组等经费先行报销的，研究生院不为其办理调账手续。
如有问题可与研究生院联系：
联系人：刘杨（行政楼327室）
电 话：86403286
Email: yliu423@hit.edu.cn
附件：
附件下载.zip
附件下载.zip1.《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金章程（试行）》
2.《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金申请表》
3.《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金预申请表》（仅限理学、管理学、社会学等基础类学科申请提高资助额度的学生填写）
4.《国际会议资助证明》（模版）
5.《哈尔滨工业大学国际会议资助申请汇总表》
6.各院（系）教学秘书老师联系方式
研究生院
2018年5月25日
