研院发[2019]38号
根据《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金章程（试行）》（研院发[2018]58号）（附件1）的有关规定，现将2019年申请国际会议资助（第三批）相关事宜通知如下：
一、资助范围
此次申请对象是出国（港澳台除外）参加2019年7月1日-10月31日期间召开的国际会议的博士研究生。
二、资助要求及条件
1.申请人应为我校全日制在读博士研究生（定向生、留学生及处于休学状态的非定向生不在资助范围）。
2.申请人参加的国际会议必须是国际权威学术组织召开的高水平序列学术会议。
3.邀请函或会议通知中需注明申请人的参会方式，口头报告（Oral Presentation）、张贴论文（Poster）均可。
4.论文全文或大摘要被会议录用，且为论文第一作者，导师应为论文作者之一；或为论文第二作者，导师/副导师应为论文第一作者。论文第一作者及通讯作者的署名单位均应为哈尔滨工业大学。
5.召开会议时，申请人尚未毕业离校。
6.每位博士生在读期间只资助一次。
7.每年最多资助每位博士生导师的2名博士生参加国际会议。
8.系国家公派联合培养博士留学及学校资助博士生短期访学期间参加国际会议的，只资助注册费，国际路费自理或与导师协商。
三、资助方式、内容及标准
1.资助方式及内容
资助方式为学校和导师共同资助，具体如下：
学校资助国际路费、注册费等，并设最高限额，未超限额者实报实销；超过限额者，按最高限额执行，超额部分由导师资助。
2.资助标准
A类-欧美地区（包括大洋洲）：10000元人民币
B类-亚洲地区：5000元人民币
3.拟参加高水平国际会议的理学、管理学、社会学等基础学科的博士生，如其导师确属科研经费严重不足，可以向研究生院申请提高资助额度。
四、申请方式
申请人需通过“哈尔滨工业大学研究生教育综合管理系统”（http://219.217.227.152:8080/hitgsmis/main.do）提交出国参加国际会议资助申请（填写会议信息、上传电子版材料），不需提交纸版申请材料。具体系统流程如下：
学生提交申请——导师审批——院（系）教学秘书审批——院（系）主管领导审批——研究生院审批。
系统使用说明详见附件2。
五、需提交的电子版材料
在系统中提交申请时，需上传打包压缩的电子版材料，压缩包命名方式为“学号-姓名”。需上传的材料如下：
1.参会邀请信
若尚未获得参会邀请信，可先提交论文录用通知或参会/论文录用邮件截图，并于获得正式邀请信后补交，电子版发至邮箱：hitgs_csc@hit.edu.cn，邮件名称为“补交国际会议邀请信-学号-姓名”。
2.论文全文或大摘要
3.资助证明（附件3）
资助证明由申请人自行填写并核对个人及参会信息，仅提交电子版，格式为“.doc”或“.docx”。
资助证明仅限办理签证时使用，不作为报销凭证。
六、时间安排
1.学生提交申请：7月3日下班前，学生登录研究生管理系统提交国际会议资助申请；导师登录研究生管理系统进行审批。
注意：学生在完成网上申请后，请联系导师登录系统进行审核。
2.各院（系）审批/向研究生院提交汇总表：7月4日下班前，各院（系）（附件4）教学秘书、主管领导登录研究生系统审批学生申请，并向研究生院提交《哈尔滨工业大学国际会议资助申请汇总表》纸版一份。《汇总表》可通过研究生系统下载、打印。
七、注意事项
1.未能在本通知要求的时间内申请国际会议资助的同学，也可在会议召开前登录研究生管理系统补申请，申请流程及要求参考按照本通知内容，具体可咨询研究生院相关负责人。
2.如果申请人提交的申请材料为大摘要而非论文全文，需在参会回国后、报销前提交参会总结的同时补交论文全文，否则将不予办理报销手续。
3.获得资助学生参会回国后需在规定时间内到师生服务中心研究生院窗口办理报销审核手续。未在研究生院办理报销审核、而是由导师、所在课题组等经费先行报销的，研究生院不为其办理调账手续。
因研究生管理系统国际会议资助功能为新投入使用，尚有不足之处，欢迎各位同学、老师及院（系）向研究生院提出意见与建议。
联系人：刘杨（明德楼师生服务中心18号窗口）
电话：86214753
Email: yliu423@hit.edu.cn
附件：
申请通知附件.zip
1.《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金章程（试行）》
2.研究生管理系统国际会议资助申请功能使用说明
3.资助证明（模版）
4.各院（系）教学秘书老师联系方式
研究生院
2019年6月17日
