各院（系）：
毕业生合影照片不仅是学校声像档案的重要组成部分，也是学校珍贵的历史档案资料，是我校广大校友在校学习历程的见证，多年之后将成为广大校友回望母校的最美好记忆，具有重要的纪念意义。请各院（系）辅导员和协理员老师务必认真做好2018届毕业生合影照片的收集和归档工作。现将有关事项通知如下：
一、归档范围
2018届研究生、本科、毕业生班级合影照片和年级合影照片（包括全专业、系、院合影照片等）。
二、归档要求
合影照片归档包括纸质照片、电子照片和文字说明三部分。班级合影冲洗的纸质照片尺寸建议尺寸8寸（
合影冲洗照片正上方应该标有如下字样：哈尔滨工业大学、学院、届、专业、班级、摄制时间（数字为阿拉伯数字，字体为宋体）；
合影照片电子版为JPG格式，文件以“XX学院2018届XX班毕业生合影”方式命名，电子照片要求保持原始像素和尺寸大小，不得压缩处理，照片中学生和教师姓名合成到纸质照片和电子照片上，移交时照片说明电子稿同电子照片一并归档， 每张照片应附纸质和电子版照片说明（照片说明格式见附件）。
三、归档程序
各院（系）辅导员和协理员按归档要求进行收集整理后移交学校档案馆（化工楼E区11楼）1106-1室，并填写照片档案移交目录清单，一式两份打印，移交时双方签字，各自留存。
联系人：张艳梅 雷稚蔷，联系电话：86413289、86403089， QQ：1411785685。
四、归档时间
2018年7月20日前。
哈尔滨工业大学档案馆
2018年5月29日
